Délégation buffet, une méthode de délégation à faible risque
La seule personne qui connaît déjà les points forts d'une nouvelle recrue, c'est elle-même
- La délégation classique fonctionne par poussée (on choisit la tâche puis on la confie) ; la délégation buffet inverse la logique par attraction : on présente l'ensemble du travail à faire, puis la personne délégataire choisit elle-même la tâche pour laquelle elle se sent la plus compétente.
- Cette approche convient particulièrement à une personne récemment arrivée dans l'entreprise, car elle seule connaît précisément ses propres points forts, alors que ceux qui délèguent ne les connaissent pas encore.
- Une réunion type dure environ une heure et passe en revue l'ensemble des projets en cours, sans précipitation, au point de pouvoir sembler inefficace.
- L'objectif est d'identifier une tâche à l'intersection de trois critères : elle correspond aux compétences et intérêts de la personne, elle est suffisamment autonome pour ne pas exiger une lourde formation, et elle constitue une priorité réelle de l'entreprise — déléguer une tâche hors priorités a par le passé laissé les délégateurs avec leur charge existante et sans temps pour superviser la nouvelle tâche.
- Un effet secondaire : la personne délégataire découvre au passage l'ensemble des projets de l'entreprise, une vue d'ensemble qu'une délégation classique, ciblée sur une seule tâche, ne procure pas.
- Une tâche non essentielle et non choisie est simplement reportée ; une tâche essentielle et urgente non choisie revient généralement au membre de l'équipe existant déjà compétent et disponible, un moment souvent inconfortable avant qu'un accord collaboratif ne se dégage.
- Une tâche peu désirable, une fois acceptée dans ce contexte collaboratif, procure davantage de gratitude à qui l'accepte que si elle avait simplement été imposée d'emblée.
Comment mener une réunion de délégation buffet
Une réunion type dure environ une heure, et se passe en grande partie à passer en revue l'ensemble des projets en cours — sans précipitation, au point de pouvoir sembler inefficace. L'objectif est d'identifier une tâche qui se situe à l'intersection de trois critères : elle correspond aux compétences et aux intérêts de la personne, de sorte qu'elle pourra bien l'accomplir ; elle est suffisamment autonome pour ne pas exiger une lourde formation ou une longue passation ; elle constitue une priorité réelle de l'entreprise — déléguer une tâche qui ne figurait pas déjà sur la liste des priorités a, par le passé, laissé les délégateurs à la fois avec leur charge de travail existante et sans le temps de superviser la nouvelle tâche.
Un effet secondaire de cette méthode : la personne à qui l'on délègue découvre, au passage, l'ensemble des projets sur lesquels l'entreprise travaille, ce qui lui donne une vue d'ensemble qu'une délégation classique, ciblée sur une seule tâche, ne procure pas.
Gérer les tâches non choisies
Une tâche non essentielle et non choisie est simplement reportée — la plupart des activités marketing et entrepreneuriales étant non essentielles, dans la mesure où de nombreux chemins mènent au même résultat. Une tâche essentielle et urgente non choisie revient généralement au membre de l'équipe existant qui dispose déjà des compétences, de l'expérience et de la disponibilité nécessaires ; ce moment du processus reste souvent inconfortable, chacun exprimant pourquoi la tâche ne lui revient pas naturellement, avant qu'un accord collaboratif ne se dégage — d'autant plus facilement qu'une tâche peu désirable procure davantage de gratitude à qui l'accepte.
Application pratique
Face à une tâche difficile qui doit être confiée à quelqu'un de nouveau dans l'équipe, la question à poser n'est pas à qui l'assigner, mais quelles tâches, parmi l'ensemble des priorités réelles de l'entreprise, cette personne choisirait elle-même si on lui laissait le choix — la réponse révèle souvent des compétences ou des préférences qu'une délégation classique n'aurait jamais découvertes.
FAQ
Qu'est-ce que la délégation buffet, et en quoi diffère-t-elle de la délégation classique ? La délégation classique fonctionne par poussée : on choisit d'abord la tâche, puis on la confie à quelqu'un. La délégation buffet inverse cette logique par attraction (« pull ») : on présente l'ensemble du travail à faire, puis la personne délégataire choisit elle-même la tâche pour laquelle elle se sent la plus compétente.
Pourquoi la délégation buffet convient-elle particulièrement à une personne récemment arrivée dans l'entreprise ? Parce qu'elle seule connaît précisément ses propres points forts, alors que ceux qui délèguent ne les connaissent pas encore. Laisser cette personne choisir elle-même sa tâche exploite une information que l'entreprise ne possède tout simplement pas au moment de l'arrivée.
Comment se déroule concrètement une réunion de délégation buffet ? Elle dure environ une heure et se passe en grande partie à passer en revue l'ensemble des projets en cours, sans précipitation, au point de pouvoir sembler inefficace. Ce temps passé à tout parcourir, plutôt qu'à cibler directement une tâche, fait partie intégrante de la méthode.
Quels sont les trois critères qui définissent une bonne tâche à proposer lors d'une délégation buffet ? Elle doit correspondre aux compétences et aux intérêts de la personne, de sorte qu'elle pourra bien l'accomplir ; être suffisamment autonome pour ne pas exiger une lourde formation ou une longue passation ; et constituer une priorité réelle de l'entreprise, pas une tâche secondaire.
Que s'est-il passé par le passé quand une tâche déléguée via cette méthode ne correspondait pas à une priorité réelle de l'entreprise ? Les délégateurs se sont retrouvés à la fois avec leur charge de travail existante et sans le temps de superviser la nouvelle tâche déléguée. C'est précisément pour éviter ce résultat que la priorité réelle figure parmi les trois critères de sélection d'une tâche.
Que devient une tâche essentielle et urgente que personne n'a choisie lors de la réunion ? Elle revient généralement au membre de l'équipe existant qui dispose déjà des compétences, de l'expérience et de la disponibilité nécessaires. Ce moment reste souvent inconfortable, chacun exprimant pourquoi la tâche ne lui revient pas naturellement, avant qu'un accord collaboratif ne se dégage.
Que devient une tâche non essentielle que personne n'a choisie lors de la réunion ? Elle est simplement reportée, sans chercher à l'assigner de force. La plupart des activités marketing et entrepreneuriales sont non essentielles dans ce sens, dans la mesure où de nombreux chemins différents mènent au même résultat final.
Quel bénéfice secondaire, au-delà de la tâche elle-même choisie, la personne délégataire retire-t-elle de cette méthode ? Elle découvre, au passage, l'ensemble des projets sur lesquels l'entreprise travaille, ce qui lui donne une vue d'ensemble qu'une délégation classique, ciblée sur une seule tâche isolée, ne procure jamais.